O que aprendemos ao produzir cobertura fotográfica e de vídeo para a UNFPA na Assembleia Mundial da Saúde em Genebra

No papel, uma cobertura institucional parece simples: um Termo de Referência (ToR), um orçamento, uma data de filmagem, entregáveis definidos. Na prática, trabalhar com uma grande organização internacional num evento de grande escala traz desafios muito diferentes de um projeto corporate ou de hotelaria, e a maioria não tem nada a ver com a câmara.
Este é o relato real da nossa cobertura fotográfica e de vídeo para a UNFPA na 79ª Assembleia Mundial da Saúde (WHA79) em Genebra, com painéis realizados em vários locais, incluindo o Palais des Nations, e o que qualquer instituição a planear uma cobertura semelhante deve saber antes de contactar uma equipa de produção.

O trabalho solicitado

Foi-nos pedido um orçamento para dois dias de cobertura, acompanhado de um Termo de Referência escrito. No papel, este é o cenário mais simples. Um ToR claro normalmente significa um âmbito claro, e um âmbito claro costuma permitir um orçamento justo e uma filmagem sem sobressaltos.

A coordenação, no entanto, passava pelo escritório regional da UNFPA em Nairobi, para um evento que decorria fisicamente em Genebra. Essa distância pesou. As pessoas responsáveis pela logística do dia a dia estavam a vários fusos horários do local real, e as pessoas com autoridade efetiva sobre o âmbito completo do pedido nem sempre eram as mesmas com quem estávamos em contacto diário.

O que realmente aconteceu

O Termo de Referência em si era claro. O desfasamento estava entre o que estava escrito e o que era esperado no terreno. A equipa que coordenava a filmagem não tinha refletido totalmente sobre o que um orçamento de dois dias podia realmente suportar, e em vários momentos do evento surgiram pedidos que pressupunham uma produção muito maior: mais equipa, mais cobertura, prazos de entrega mais rápidos do que o que tinha sido orçamentado e contratado.

Tivemos de simplificar a estrutura da equipa para entregar tudo o que o ToR pedia dentro do prazo acordado, enquanto, por vezes, o lado do cliente atuava como se estivesse presente uma equipa de produção muito maior. Este desfasamento entre expectativa e logística real é comum em instituições que gerem muitos fornecedores em muitos países, e é algo que passámos a incluir sistematicamente no briefing de qualquer cliente institucional desde a primeira chamada.

O verdadeiro problema foi o calendário. Por norma, nunca iniciamos uma missão sem contrato assinado. Neste projeto, fizemos uma exceção deliberada, dada a escala do evento e o perfil da instituição envolvida. Em retrospetiva, foi uma verdadeira lição aprendida: o contrato só acabou por ser assinado uma semana inteira depois do evento, já bem dentro do prazo que tínhamos para entregar os ficheiros finais. O atraso deveu-se a uma combinação de fatores do lado do cliente, responsabilidade interna pela assinatura mal definida, conhecimento limitado sobre como funcionam os contratos de produção, e o fuso horário com o escritório de Nairobi, que atrasava cada troca de mensagens.

Isto significa que toda a filmagem de dois dias, e os dias imediatamente a seguir, decorreram sem qualquer contrato em vigor. A certo momento durante o evento, foi-nos pedido que entregássemos no próprio dia uma seleção de imagens para uso imediato, incluindo partilha com ministérios terceiros. Esse pedido não fazia parte do Termo de Referência inicial, e como ainda não existia contrato, foi aqui que foi preciso ser firme: enquanto um contrato não é assinado, os direitos de utilização permanecem do fotógrafo e do videógrafo, independentemente da intenção de os ceder mais tarde. Mantivemos essa posição, explicando-a como prática padrão do setor e não como tática de negociação, e continuámos a missão nessa base até o contrato ser finalmente assinado, uma semana depois do evento.

O que entregámos

Apesar do calendário apertado, os entregáveis finais foram substanciais para uma missão de dois dias:

• 100 fotografias em alta resolução

• 100 versões correspondentes em baixa resolução para uso digital imediato

• Todos os ficheiros raw

• Dois vídeos verticais: um formato vox pop e um resumo do evento

• Uma versão limpa e uma versão legendada de cada vídeo, para reutilização interna flexível

Cedemos à UNFPA os direitos de utilização deste conteúdo, mantendo o direito de exibir o trabalho no nosso próprio portefólio para fins não comerciais. Esta distinção, direitos de utilização cedidos versus direitos de revenda comercial mantidos, deve ficar claramente entendida antes de qualquer filmagem institucional, por ambas as partes.

A verdadeira lição

Um Termo de Referência claro é necessário, mas não é suficiente por si só. Não protege nenhuma das partes de um desvio do âmbito se não houver tempo para uma verdadeira conversa de alinhamento antes de o trabalho começar, e não substitui um contrato assinado. Por norma, não iniciamos nenhuma missão sem um, e este projeto é um exemplo claro de porquê essa regra existe: o prestígio e a escala de um evento não substituem uma assinatura, e abrir uma exceção, mesmo por boas razões, transfere um risco real para a equipa de produção durante toda a duração do trabalho.

Para instituições que planeiam uma cobertura semelhante, o nosso conselho mais direto é simples: envolvam o vosso parceiro de produção com antecedência suficiente para terem essa conversa de alinhamento, e assinem o contrato antes de a missão começar, não durante, e não depois.

Perguntas frequentes

O que deve incluir um Termo de Referência para cobertura fotográfica ou de vídeo?
Além das datas de filmagem e do tema geral, um bom ToR deve especificar o tamanho de equipa esperado, os formatos e quantidades exatos dos entregáveis, o prazo de entrega de cada um, e se algum conteúdo será partilhado com terceiros. Um âmbito vago é normalmente a origem dos desfasamentos de orçamento.

Com quanto tempo de antecedência devemos contactar uma equipa de produção antes de um evento de grande dimensão?
Para um evento com vários locais ou coordenação internacional, várias semanas no mínimo, tempo suficiente para uma verdadeira chamada de alinhamento e um contrato assinado antes de o trabalho começar. Poucos dias antes do evento raramente é suficiente, independentemente da experiência da equipa.

Recebemos os ficheiros raw?
Isso depende inteiramente do que for acordado no contrato. Neste projeto, os ficheiros raw fizeram parte dos entregáveis. Este ponto deve ser sempre especificado à partida, e não presumido.

Quando é que os direitos de utilização são realmente transferidos para nós?
Apenas depois de o contrato estar assinado. Mesmo que a intenção de ceder os direitos seja clara, o fotógrafo ou videógrafo mantém-nos até essa assinatura acontecer. Esta é uma prática padrão do setor, não uma posição de negociação específica de um estúdio.

De quantas pessoas uma equipa precisa realmente para um evento deste tipo?
Depende do número de locais em simultâneo, da lista de entregáveis e do calendário, não da escala percebida do evento. Uma equipa de duas pessoas bem planeada pode cobrir mais do que uma equipa maior sem planeamento.

O conteúdo pode ser partilhado com terceiros imediatamente após a filmagem?
Só se isso estiver explicitamente definido no Termo de Referência e no contrato com antecedência. Pedidos de partilha com organizações parceiras ou ministérios precisam de ser definidos previamente, não decididos no próprio dia.